[Ваше имя и контактные данные]
[Адрес]
[Дата]

Войсковая часть № [номер части, если известен]
Министерство обороны Российской Федерации
[Адрес части, если известен]

Тема: Запрос на подтверждение награждения [ФИО награжденного, степень и название награды]

Уважаемый командир войсковой части,

Меня зовут [Ваше имя и фамилия], и я обращаюсь к вам с уважительной просьбой предоставить информацию о награждении [ФИО награжденного, его звание, если известно], служившего в вашей части.

На основании семейных воспоминаний и рассказов известно, что [ФИО награжденного] был награжден [название награды, если известно, или просто «государственной наградой»] за участие в [описание боевых действий или событий, если известно, например, Великая Отечественная война]. К сожалению, у нас отсутствуют подтверждающие документы о награде, и семья хотела бы получить официальное подтверждение этого факта.

Просим вас по возможности предоставить выписку из архива или иные доступные сведения о данной награде, которые могут подтвердить информацию. В случае необходимости готов предоставить дополнительные данные для уточнения (например, дату рождения награжденного, возможные места службы, номер воинской части и др.).

Заранее благодарю за внимание к нашему запросу и надеюсь на вашу помощь. Подобное подтверждение будет важной частью истории нашей семьи и почтения памяти нашего близкого.

С уважением,
[Ваше полное имя и подпись, если письмо отправляется по почте]
Контактный телефон: [номер телефона]
Электронная почта: [адрес электронной почты]

Письмо лучше оформить официально, с печатным текстом, и отправить заказным письмом с уведомлением о вручении или же обратиться через официальные онлайн-ресурсы, если таковые доступны для Министерства обороны.